O surto de coronavírus (COVID-19) foi oficialmente categorizado pela Organização Mundial de Saúde (OMS) como uma pandemia, o que significa que a infeção está a alastrar-se em múltiplos países simultaneamente. Em Portugal decretou-se um Estado de Emergência, fechando-se fronteiras e limitando-se grandemente o acesso ao território por via aérea e marítima. Como em muitos outros países, também aqui se encerraram escolas e universidades, incentivou-se o teletrabalho, promoveu-se o distanciamento social e travaram-se os ajuntamentos.
Em empresas multinacionais como a Google ou Microsoft os funcionários foram encorajados a adotar uma política de teletrabalho. Para empresas de tecnologia modernas, a infraestrutura e políticas necessárias para o trabalho remoto estarão já certamente estabelecidas e a maioria dos funcionários serão já provavelmente utilizadores de portátil.
No entanto, para muitas empresas e organizações de menores dimensões a situação será muito diferente. O trabalho remoto estará limitado a apenas algumas pessoas e realisticamente essas funções estarão reduzidas a email e outros sistemas não operacionais. O setor da educação é um bom exemplo disso: as universidades oferecem aulas à distância como funcionalidade há algum tempo, enquanto as escolas secundárias e outras instituições estão sobretudo dependentes de funcionários e alunos se encontrem no mesmo sítio. As operações das escolas e equipas administrativas também precisam de ser consideradas. É improvável que as pessoas responsáveis sejam trabalhadores móveis e podem haver casos em que o desktop é o formato prevalente.
Dividir a organização em apenas alguns grupos com diferentes requisitos e lidar com as necessidades de cada um deles por forma a ativar com sucesso o êxodo em massa pode parecer uma abordagem simplista, mas é provavelmente essencial dada a urgência de alguns casos. Usando a educação como exemplo, existem estudantes (os clientes), corpo docente, administração e operações. A escola não consegue funcionar sem o envolvimento significativo dos estudantes, os professores precisam pelo menos de instalações de conferência virtual e as equipas de administração necessitam de acesso à rede. Isto é o mínimo.
Por forma a ser produtivo, existem requisitos comuns a todos os trabalhadores em teletrabalho:
- Um computador
- Uma boa ligação à internet
- Aplicações de chat e conferência
- Um espaço de trabalho dedicado (preferencialmente)
- Opcionalmente, um telefone
- Auto-motivação e disciplina
- Uma rotina estrita
Porque é que o telefone é opcional? Atualmente pode não ser preciso, especialmente porque a maioria das aplicações de chat permitem chamadas diretas. A necessidade de ter um telefone pode ser um requisito da empresa.
As empresas e organizações também precisam de se preparar a si e aos seus funcionários para os riscos de cibersegurança acrescidos com o teletrabalho. Quais são alguns dos principais desafios que precisam de ser enfrentados?
A segurança física dos dispositivos da empresa
Os dispositivos da empresa na casa dos funcionários estarão naturalmente expostos a um maior risco. A proteção destes equipamentos através de medidas como encriptação do disco, política rigorosa de palavras-passe e boas práticas gerais de utilização, como fazer log out do sistema quando não está a ser utilizado, por exemplo para evitar que uma criança curiosa envie acidentalmente um email, oferece uma maior tranquilidade a funcionários e empresas.
A segurança do ambiente tecnológico doméstico
Peça aos funcionários para fazerem um balanço de vulnerabilidades no seu ambiente doméstico antes da ligação dos dispositivos de trabalho e garanta que todos os equipamentos têm as mais recentes versões de firmware/software. Considere também o uso de apps de monitorização para detetar vulnerabilidades, software ou firmware desatualizado ou palavras-passe padrão que precisam de ser mudadas.
O acesso à rede e sistemas da empresa
Estabeleça se os funcionários precisam de aceder à rede interna da empresa ou apenas a serviços baseados na nuvem e email. No caso de ser necessário o acesso à rede interna, recomenda-se que isso seja feito apenas a partir de sistemas da própria empresa para que possam ser geridos, mesmo que à distância, pela equipa de TI. E mesmo que o acesso esteja limitado a serviços na nuvem e email, imponha a mesma política de segurança endpoint para antimalware, firewalls, etc. Além disso, considere o uso de máquinas virtuais para garantir um ambiente controlado e limitar a exposição à rede da empresa pelo ambiente doméstico.
As ferramentas colaborativas e processos de autorização
Providencie acesso a sistemas de chat, vídeo e conferência para que os funcionários possam comunicar entre si. Adicionalmente, use ferramentas colaborativas para proteger os utilizadores contra instruções ou transações não autorizadas.
O treino
Realocar os funcionários para um ambiente mais casual numa altura em que a desinformação se multiplica pode ter riscos. O treino de consciencialização de cibersegurança é uma boa ideia para ajudar a combater o elemento humano que os cibercriminosos tentam muitas vezes explorar. Considere, por isso, lançar uma campanha e treinos antes dos funcionários começarem a trabalhar remotamente… ou o mais cedo possível.
Apoio e gestão de crises
Os trabalhadores remotos precisam de protocolos claros de comunicação para suporte TI e gestão de crises caso detetem alguma irregularidade. Processos funcionais que vão além da tecnologia podem contribuir para um trabalho remoto mais eficiente. Entre eles, destacamos a importância de ter as equipas a comunicar pelo menos uma vez por dia, calendarizar atividades, implementar procedimentos de descrição de tarefas, fornecer material informático ergonómico, distribuir informação de contacto do apoio técnico, promover a socialização virtual e instaurar uma política de gestão de porta aberta.
Não assuma que todos os funcionários podem fazer o salto para o teletrabalho eficientemente e com pouca assistência ou apoio. A casa não é o escritório e as pessoas podem necessitar de suporte para se conseguirem adaptar.
O mundo pode nunca mais voltar a ser como era. Este êxodo rumo ao teletrabalho pode provar ser uma experiência social/laboral que poucas empresas teriam procurado fazer a esta escala. Será que iremos regressar ao escritório da mesma forma?
